Quando a dispensa custa mais que a licitação: o teste dos R$ 47 mil

A pequena obra emergencial parecia o caso clássico de dispensa por valor. Três fornecedores no mercado local, prazo apertado, pesquisa de preços feita, valor estimado de R$ 47.180,00. Tudo dentro do limite do art. 75, II da Lei 14.133/2021. O processo já estava no parecer jurídico quando uma pergunta da assessora mudou todo o cálculo.

A pergunta foi simples: “esse valor inclui o custo de gestão e fiscalização do contrato direto?” A resposta honesta foi: não, não incluía. E aí o teste começou.

O custo aparente versus o custo real

A dispensa de licitação tem dois custos que raramente aparecem na pesquisa de preços. O primeiro é o custo de gestão: o tempo do servidor que vai acompanhar a execução, validar o cumprimento das obrigações, checar a regularidade fiscal, processar o pagamento, lavrar o termo de recebimento. O segundo é o custo de risco: a probabilidade de que a contratação direta gere um questionamento posterior, com tempo de resposta, retrabalho de fundamentação, e possível impacto reputacional.

Quando você compara dispensa contra licitação, a tabela honesta tem que somar esses dois custos ao valor da proposta. Sem essa soma, a comparação é uma ilusão aritmética que parece favorecer a dispensa.

No caso da obra emergencial, o cálculo refeito mudou o cenário. O valor da proposta era de R$ 47.180,00. O custo de gestão estimado, considerando 12 horas de servidor sênior ao longo de três meses de execução, somava cerca de R$ 4.800,00. O custo de risco, calculado como uma reserva de 3% sobre o valor para eventual retrabalho de fundamentação, somava mais R$ 1.415,00. O custo total real da dispensa chegava a R$ 53.395,00.

A licitação na modalidade adequada (no caso, dispensa eletrônica via sistema de registro de preços vigente) teria custo de gestão menor, porque a execução seguiria o regramento já consolidado. O custo total estimado da licitação era R$ 49.200,00. Diferença a favor da licitação: R$ 4.195,00, ou cerca de 8% do valor original.

Os quatro critérios de avaliação

Quando o teste é aplicado de forma sistemática, quatro critérios decidem se a dispensa é o caminho mais econômico ou apenas o caminho mais rápido.

1. Custo de gestão diferencial

Quanto tempo de servidor a dispensa consome em comparação com a licitação? Em geral, a dispensa exige mais acompanhamento individualizado, porque o fornecedor único concentra todo o risco operacional. Em licitações via SRP, o custo de gestão é diluído entre várias contratações da mesma ata.

2. Risco de questionamento

Qual a probabilidade de que a dispensa seja questionada por auditoria interna, controle externo, ou ministério público? Quanto mais inovador o caso, quanto mais alto o valor, quanto mais visível o objeto, maior o risco. Esse risco precisa ser convertido em horas de resposta, e horas de resposta têm custo.

3. Tempo de execução

A dispensa é mais rápida na fase de contratação, mas pode ser mais lenta na fase de execução, porque o fornecedor único pode atrasar sem que haja outro contratado para acionar. Em prazos críticos, esse risco precisa ser dimensionado.

4. Fundamentação que se sustenta

A dispensa exige fundamentação específica, caso a caso. A licitação tem fundamentação padronizada. Para o procurador municipal, escrever uma fundamentação nova consome três a cinco horas. Para a auditoria, ler uma fundamentação nova consome o mesmo tempo. Esse custo aparece no orçamento de tempo, não no orçamento de dinheiro.

A dispensa econômica não é a dispensa mais barata. É a dispensa que, somando todos os custos, ainda fica abaixo da alternativa licitatória.

O caso hipotético, decomposto

Volta ao caso da obra emergencial. Os três critérios principais foram aplicados.

Custo de gestão: a obra exigia acompanhamento técnico especializado, fora da rotina da equipe. O servidor designado teria que abandonar duas frentes ativas para se dedicar à fiscalização. O custo de oportunidade do servidor era alto.

Risco de questionamento: a obra emergencial estava em região visível da cidade, com recente debate público sobre transparência em contratações diretas. O risco de manchete, somado ao risco de auditoria, justificava reserva mais alta.

Tempo de execução: o cronograma era de 90 dias. A licitação alternativa, via dispensa eletrônica em SRP existente, levaria 7 dias adicionais para deflagrar, mas garantia entrega dentro do prazo total.

A decisão foi reverter a dispensa por valor e contratar via SRP. O processo foi refeito em quatro dias. A obra foi entregue dentro do prazo. A auditoria interna fez exatamente as perguntas previstas; a fundamentação padronizada da licitação respondia a todas.

Conclusão metodológica

A dispensa que custa mais é a dispensa mal fundamentada. Não a dispensa cara: a dispensa que parece barata mas, somando os custos invisíveis, sai mais cara que a alternativa.

Para o procurador municipal, isso tem três consequências práticas.

A primeira é que o parecer favorável à dispensa por valor precisa, idealmente, conter um parágrafo curto sobre por que a dispensa é mais econômica que a licitação alternativa, e não apenas mais rápida. Esse parágrafo blinda o processo, porque demonstra que a alternativa foi considerada.

A segunda é que a pesquisa de preços, que muitas vezes é tratada como peça de comprovação de valor, deveria também ser tratada como peça de comparação de modalidade. Se a pesquisa registra apenas três cotações de fornecedores, sem dimensionar o custo total da contratação direta, ela responde a meia pergunta.

A terceira é que o orçamento de risco precisa entrar na rotina de cálculo. Não como uma planilha rígida, mas como uma reserva mental: cada dispensa carrega um percentual de risco que se materializa em tempo de defesa. Em alguns casos, esse percentual zera; em outros, ele dobra o custo aparente da contratação.

A dispensa não é o atalho. Quando bem fundamentada, é o caminho mais econômico para uma contratação específica. Quando mal fundamentada, é o caminho mais caro disfarçado de barato. O teste é simples: o custo total real da dispensa, somando gestão e risco, fica abaixo da alternativa? Se sim, decida pela dispensa com tranquilidade. Se não, refaça o cálculo antes de assinar.