Três fontes, uma decisão: a aritmética da pesquisa de preços que se sustenta

A pesquisa de preços é o ponto onde a maioria das contratações cai sob escrutínio. Não pelo cálculo, mas pela fundamentação. O auditor que olha um processo em revisão não está conferindo a média; está procurando o critério que explica como a média foi formada. E é nesse critério que mora o erro mais comum.

A Lei 14.133/2021 deu, no art. 23, um cardápio de fontes possíveis: painéis governamentais, contratações similares de outros entes, mídia especializada, fornecedores em pesquisa direta, sistemas de preços de mercado. Cinco hipóteses, com a regra prática de combinar três delas no mínimo, e a regra implícita de explicar por que essas três e não outras três.

O problema é a fundamentação, não o número

Pesquisa de preços com duas cotações de fornecedores não é necessariamente errada. É insuficiente. Insuficiente para sustentar uma fundamentação que vai responder a três perguntas previsíveis da auditoria.

A primeira pergunta: como você verificou que essas duas cotações refletem o mercado? A resposta honesta é: você não verificou. Duas cotações são duas amostras. Não é mercado.

A segunda: por que não usou painel governamental? A resposta honesta é: muitas vezes, porque dá trabalho. O painel exige código de catálogo, exige correspondência de unidade de medida, exige filtragem de outliers. É trabalho técnico real. Mas é trabalho que blinda a fundamentação.

A terceira: como você tratou os preços fora da média? Aqui mora a maior parte dos questionamentos. Se você não declarou o método (média simples, média ponderada, mediana, exclusão de outliers), a auditoria vai presumir que você usou o método que mais convinha ao caso, e vai questionar.

Fonte primária vs fonte secundária

Fonte primária é aquela em que o preço foi formado em uma transação real recente: contrato similar de outro ente, painel governamental que registra contratação efetivada, sistema de preços de mercado com transação comprovada. Fonte secundária é aquela em que o preço é uma estimativa de oferta: cotação de fornecedor, mídia especializada, catálogos comerciais. As duas são válidas, mas pesam diferente na fundamentação. Uma fundamentação que se sustenta combina pelo menos uma fonte primária com fontes secundárias, nunca o contrário.

As três fontes mínimas

A regra prática que sobrevive ao escrutínio combina, em ordem de peso:

Uma fonte primária. Idealmente, contratação similar de ente público próximo, recente (últimos 12 meses), com objeto descrito de forma que dispense interpretação. Se a fonte primária não existe para o objeto específico, painel governamental como segunda preferência. Se nem o painel oferece preço comparável, fica registrado o motivo.

Duas fontes secundárias. Cotação direta de fornecedor é a mais comum, mas é também a mais frágil quando isolada. Combine uma cotação de fornecedor com uma fonte de mídia especializada (catálogo de preços de mercado, sistema de cotação reconhecido), porque as duas operam em lógicas diferentes de formação de preço.

A combinação resulta em três pontos de dados de naturezas diferentes. A média ou mediana dessas três fontes carrega muito mais peso na fundamentação do que a média de cinco cotações de fornecedores tomadas no mesmo dia.

Três fontes de naturezas diferentes valem mais que dez fontes da mesma natureza. A diversidade da fonte é o que sustenta a fundamentação.

Média ou mediana?

A escolha entre média e mediana raramente aparece no parecer, e é um dos pontos mais úteis para reforçar a fundamentação.

Média simples funciona quando os três pontos de dados estão próximos entre si, com variação inferior a 15% entre o menor e o maior. Mediana funciona quando há um ponto de dados muito distante dos outros dois, sinalizando que o outlier pode contaminar a média.

Em pesquisa de preços operacional, a regra prática que costuma servir é: calcule a mediana e a média, e escolha aquela que está mais próxima da fonte primária. Documente a escolha em uma frase: “adotada a mediana porque um dos pontos de dados (cotação de fornecedor X) apresenta desvio superior a 25% em relação à fonte primária.”

Essa frase, sozinha, responde a meia auditoria.

Casos onde duas fontes bastam (raros)

Existem casos legítimos em que duas fontes são suficientes. Eles têm em comum três características: o objeto é commodity de mercado regulado, o valor é baixo (próximo ao limite de dispensa por valor), e o prazo de execução é curto.

Combustível em volume pequeno é o exemplo clássico. Material gráfico padronizado, em pequena quantidade, é outro. Em ambos os casos, o mercado é tão estabilizado que duas cotações de fornecedores próximos refletem a faixa real de preços. Mesmo aqui, o parecer ganha em dizer explicitamente: “o objeto é commodity de mercado regulado; duas fontes secundárias são suficientes para refletir a faixa de preço.”

A maioria dos casos não cabe nessa exceção. Quando estiver em dúvida, busque a terceira fonte.

Casos onde três não bastam

E existem casos em que três fontes não bastam. Eles têm em comum: objeto técnico sem mercado consolidado, fornecedor único habilitado, ou contratação de longo prazo.

Software customizado, serviço técnico especializado de baixa demanda, e obras de engenharia singular são os três casos típicos. Aqui, a pesquisa de preços precisa ser substituída ou complementada por estudo técnico de viabilidade, com cálculo de custos a partir de componentes (mão de obra, materiais, prazo, margem). A fundamentação deixa de ser comparativa e passa a ser construtiva.

Fechamento operacional

A pesquisa de preços que se sustenta tem três traços que vale carregar como rotina.

Diversidade de fontes, não quantidade. Três fontes de naturezas diferentes blindam mais que dez cotações do mesmo tipo.

Método declarado. Média ou mediana, e por quê. Uma frase resolve.

Documentação datada. Toda fonte tem data de extração, link ou referência arquivada, e responsável pela coleta. Sem essa documentação, a fundamentação não sobrevive ao tempo.

A pesquisa de preços não é um número. É um argumento. O número é o resultado; o argumento é o que vai sustentar o número quando alguém perguntar como você chegou nele. Três fontes de naturezas diferentes, método declarado, documentação datada. É essa a aritmética que se sustenta.